Gestione di eventi in sovrapposizione con la funzione Operatori

La funzionalità Operatori è uno strumento di gestione automatica che serve a regolare la disponibilità online degli eventi, in particolare quando si svolgono contemporaneamente. Il sistema si basa su una logica semplice: un operatore, assegnato a più eventi che si sovrappongono, può essere confermato per un solo evento. Una volta che l'operatore viene assegnato a un evento con una prenotazione, non risulterà più disponibile per gli altri eventi in sovrapposizione, che non saranno più visibili online.

La creazione e l'utilizzo di più di un operatore sono disponibili esclusivamente per i piani in abbonamento. Un operatore di default è sempre incluso in tutti i piani e corrisponde al proprietario dell'account. La possibilità di creare ulteriori operatori e di gestire le lingue associate a ciascuno è disponibile solo per i piani in abbonamento. 

Esempio pratico: gestione della disponibilità

Un esempio chiaro può essere la gestione di più eventi mattutini che si svolgono in contemporanea. Supponiamo di avere quattro eventi che si sovrappano e di assegnare a tutti e quattro gli stessi due operatori.

• Alla conferma del primo evento, il sistema assegnerà a tale evento il primo operatore disponibile.

• Alla conferma del secondo, assegnerà ad esso il secondo operatore.

• Una volta esauriti i due operatori, il sistema nasconderà automaticamente dalla reception online i restanti due eventi in sovrapposizione temporale, impedendo ulteriori prenotazioni.

Creazione e modifica degli operatori

La gestione degli operatori spetta unicamente all'utente con profilo owner.

Per creare un nuovo operatore, è necessario andare al menu ☰, selezionare la voce Utenti e cliccare su Crea nuovo operatore. Dopo aver inserito nome e cognome, il sistema chiederà di abilitare l'operatore per i Luoghi in cui può operare e, se la funzionalità è attiva, per le lingue parlate. È consigliabile usare nomi generici come "Operatore 1" per una maggiore flessibilità. Una volta creati, gli operatori possono essere modificati in qualsiasi momento accedendo alla stessa sezione.

Assegnazione degli operatori alle offerte e gestione delle lingue

Per attivare la funzionalità operatori, è necessario assegnarli ai Modelli di evento delle offerte che richiedono questa gestione in caso di sovrapposizione.

• Accedere al Modello di evento desiderato e, alla voce Operatori, mettere la spunta su Abilita gli operatori per questo evento

• Abilitare l'operatore cliccando sul pulsante viola corrispondente. Se si assegnano più operatori, l'ordine di preferenza può essere stabilito trascinandoli

• Salvare.

Per gli utenti con un piano in abbonamento, la funzionalità Operatori offre anche una gestione avanzata basata sulle lingue. Quando si crea un operatore, è possibile associarlo a specifiche lingue. In questo modo, un evento sarà visibile e prenotabile sul sito solo se è disponibile un operatore che parla la lingua selezionata dal cliente. Per abilitarla, andare su menu ☰ → Impostazioni, mettere la spunta su Assegna lingue agli operatori e poi assegnare le lingue a ciascun operatore nella sezione Utenti.

Stato visivo degli operatori

Per verificare lo stato di un operatore, basta osservare l'icona dell'omino nel box dell'evento in calendario. Il suo stato è indicato dal colore del nome dell'operatore assegnato:

• Nero: L'operatore è stato assegnato all'evento ed è ancora libero. L'evento è prenotabile online.

• Verde: L'operatore è già stato assegnato all'evento ed è stato confermato per l'evento. L'evento è visibile online. L'operatore non è più libero per altri eventi in sovrapposizione.

• Nessun nome: La funzione Operatori è attiva ma non è stato assegnato alcun operatore, e l'evento non è quindi visibile online.

Cancellazione degli operatori

Cancellare un operatore richiede attenzione. Per evitare di compromettere la disponibilità online, è essenziale scollegare l'operatore da tutte le risorse prima di eliminarlo.

• Disattivare l'operatore in tutti i Modelli di evento in cui è presente.

• Utilizzare l'editor intensivo per rimuoverlo dagli eventi già in calendario, riassegnando gli operatori escludendo l'operatore da rimuovere.

• Solo dopo averlo scollegato ovunque, andare su menu ☰ → Utenti e cliccare Cancella sul profilo dell'operatore.

Disabilitare la funzione operatori

Per disattivare la funzione operatori da una o più offerte, è sufficiente accedere al Modello di evento di ciascuna offerta in cui si desidera disattivare e, alla voce Operatori, rimuovere la spunta dalla casella Abilita gli operatori per questo evento.

Risoluzione dei problemi di disponibilità legati agli operatori

Spesso, un evento che non appare online dipende da un'errata impostazione degli operatori. Per verificare e risolvere il problema, è necessario controllare lo stato degli eventi direttamente in calendario.

Un evento è visibile online solo se accanto all'icona dell'omino appare un nome. L'operatore assegnato può apparire in nero (se ancora libero) o in verde (se già assegnato a quell'evento per una prenotazione). Se la funzione operatori è attiva ma non risulta alcun nome, è necessario riassegnare l'operatore corretto manualmente, cliccando sull'icona dell'omino all'interno del box evento.

Seguendo attentamente questi passaggi, si garantisce una gestione corretta della disponibilità online.