Status di una prenotazione o proposta

Panoramica sullo stato delle prenotazioni

Lo stato di una prenotazione indica la sua posizione attuale nel ciclo di vita, dalla richiesta iniziale alla sua eventuale conclusione. Comprendere i diversi stati è fondamentale per gestire in modo efficace le richieste e le conferme, garantendo un quadro chiaro e aggiornato dell'evoluzione di ogni singola prenotazione.

Tipi di stato e loro significato

Ecco una descrizione dettagliata degli stati principali che una prenotazione può assumere:

Pending: Questo stato si riferisce a una richiesta di prenotazione che non è stata ancora né confermata né respinta. Tali richieste non sono considerate prenotazioni attive e non sono visibili nell'elenco principale, ma sono reperibili esclusivamente tramite l'esportazione dei dati.
Unconfirmed: Indica una prenotazione inserita manualmente nel calendario per la quale non è stata ancora inviata alcuna email di conferma o finalizzazione. Le prenotazioni con questo stato sono visibili nell'elenco principale e nei dati esportati.
Confirmed: Le prenotazioni in questo stato sono state confermate, automaticamente o manualmente, tramite l'invio di un'email di conferma. Sono visibili nell'elenco principale e nei dati esportati.
Finalizing: Questo stato viene applicato quando si invia un'email di finalizzazione a un cliente. La prenotazione rimane in questo stato finché il cliente non la finalizza, dopodiché lo stato verrà aggiornato automaticamente a Confirmed. Le prenotazioni in fase di finalizzazione sono visibili nell'elenco principale e nei dati esportati.
Rejected: Simile a Pending, questo stato si applica alle richieste di prenotazione che sono state respinte. Non sono considerate prenotazioni attive e sono accessibili solo tramite l'esportazione dei dati.
Deleted: Una prenotazione è in questo stato quando è stata cancellata, sia dal backend del sistema che dal cliente. Le prenotazioni cancellate rimangono visibili nell'elenco principale e nei dati esportati per riferimento.
Canceled: Questo stato è specifico per le richieste che il cliente ha annullato prima che venissero confermate o respinte. Come per Pending e Rejected, queste richieste non sono visibili nell'elenco principale, ma sono disponibili solo tramite l'esportazione dei dati.

Visualizzazione e gestione degli stati

Dettagli in calendario

Negli eventi all'interno del calendario, lo stato di una prenotazione è immediatamente riconoscibile tramite icone colorate poste accanto al nome del cliente:

Un'icona verde con una spunta identifica una prenotazione Confirmed.
Un'icona gialla con un punto interrogativo indica una prenotazione Finalizing.
Un'icona grigia con una spunta identifica una prenotazione Unconfirmed.

Regole di assegnazione automatica

Il sistema applica automaticamente uno stato specifico in base al flusso di lavoro:

Prenotazioni online in tempo reale: Il sistema invia automaticamente un'email di conferma e imposta lo stato su Confirmed.
Accettazione di una proposta: Se si sceglie di inviare l'email di conferma, lo stato viene impostato su Confirmed. Se si decide di non inviarla, lo stato viene impostato su Unconfirmed.
Prenotazioni manuali: Una prenotazione inserita manualmente assume inizialmente lo stato Unconfirmed. Lo stato cambia solo in seguito all'invio manuale di un'email di conferma o finalizzazione.

Modifica manuale dello stato

È possibile forzare manualmente lo stato di una prenotazione.

Cliccando sull'icona colorata corrispondente, lo stato può essere modificato senza innescare l'invio automatico di email.

Per inviare un'email di conferma o finalizzazione, è necessario utilizzare le icone dedicate (aereo o freccia).

È importante notare che, in caso di manipolazione dello stato di una prenotazione, lo stato visualizzato non corrisponderà più automaticamente ai messaggi effettivamente inviati, ma rifletterà l'impostazione manuale.