Gestire una proposta

Quando un cliente invia una richiesta di prenotazione per un evento che richiede conferma manuale, il sistema genera una proposta.

Questo processo consente di esaminare ogni richiesta prima di accettarla.

Ricezione e visualizzazione delle proposte

Immediatamente dopo la richiesta del cliente, il programma invia una notifica via email a tutti gli indirizzi aziendali configurati. L'email include i dettagli dell'evento, i dati del cliente e un link diretto alla proposta nel pannello di gestione.

All'interno del calendario di gestione, le proposte sono visibili come riquadri gialli con un bordo rosso. Un "pin" giallo sull'icona del menu indica la presenza di richieste in sospeso e rimane attivo finché non vengono gestite. L'elenco completo delle proposte in attesa è accessibile dalla voce di menu Prenotazioni in attesa.

Se una proposta non viene gestita, il sistema invia la notifica di proposta ogni 3 giorni. Il termine massimo per agire quando è previsto un prepagamento è di 7 giorni dal momento della richiesta, dopodiché non sarà più possibile accettarla. In caso di pagamento pre-autorizzato, l'importo viene sbloccato e torna disponibile sulla carta del cliente.

Azioni disponibili sulle proposte

Selezionando una proposta si apre un pop-up che mostra i dettagli del cliente, consentendo di contattarlo via telefono o email se la proposta presenta delle criticità. Da qui, si può scegliere tra tre azioni:

Accettare la proposta: Cliccando su Inserisci, la proposta viene convertita in una prenotazione confermata. È possibile scegliere se inviare un messaggio di conferma al cliente, con la possibilità di aggiungere un testo personalizzato.
Spostare la proposta: L'opzione Sposta permette di cambiare la data o l'orario della richiesta. Dopo aver impostato i nuovi dettagli, la prenotazione verrà inserita nel nuovo slot. Se l'evento corrispondente esiste già, la prenotazione sarà aggiunta ad esso; altrimenti, verrà creato un nuovo evento. È indispensabile comunicare con il cliente e ottenere il suo consenso prima di procedere con lo spostamento.
Rifiutare la proposta: Cliccando su Cancella, la richiesta viene respinta e il cliente viene notificato via email. È possibile inserire un testo personalizzato nel messaggio di rifiuto destinato al cliente.