Automatizzare il booking engine: impostazioni avanzate di un Modello di evento

Per ottimizzare la gestione delle prenotazioni e risparmiare tempo prezioso, padroneggiare gli automatismi del booking engine è un passo fondamentale.

Questa guida illustra le impostazioni avanzate dei Modelli di evento, funzionalità disponibili esclusivamente per i piani in abbonamento.

Sfruttando al meglio queste impostazioni, è possibile automatizzare gran parte della gestione delle prenotazioni, liberando tempo prezioso e offrendo un'esperienza fluida e professionale ai propri clienti.

• Modalità di conferma: su conferma vs real time
• Eventi privati
• Same start
• Same language
• Event priority

Accesso e panoramica delle impostazioni

Prima di procedere, è importante ricordare che l'accesso a queste funzionalità avanzate dipende dal piano di abbonamento sottoscritto.

Come accedere alle impostazioni

Dopo aver creato un Modello di evento, è possibile definirne le impostazioni, e modificarle in qualsiasi momento. Sarà sufficiente entrare nel Modello di evento cliccando sulla freccia > accanto al modello desiderato, quindi selezionare il pulsante Modifica evento e intervenire nella sezione Impostazioni.

In questa sezione è possibile:

• Definire la modalità di conferma degli appuntamenti
• Gestire gli automatismi relativi alla disponibilità online.

Modalità di conferma delle prenotazioni: scelta strategica per l'attività

Il booking engine offre due modalità principali per la conferma delle prenotazioni, ciascuna con un impatto distinto sull'operatività e sull'esperienza del cliente.

Prenotazione Real Time: efficienza e immediatezza

Con questa modalità, i clienti possono prenotare in modo automatico e immediato, senza la necessità di una conferma aggiuntiva da parte dell'azienda. È la soluzione ideale per chi ricerca velocità e semplicità nel processo di booking.

Funzionamento: L'azienda riceve un messaggio email di avviso per ogni nuova prenotazione, la quale viene automaticamente inserita nel calendario, fino a esaurimento della disponibilità o all'attivazione di uno stop-sale.

Contesto d'uso ideale: Attività con disponibilità fissa, prodotti standardizzati o eventi a basso rischio che non richiedono una revisione manuale.

Prenotazione su Conferma: controllo e personalizzazione

Le prenotazioni non vengono confermate automaticamente. Il cliente inoltra una richiesta di prenotazione, concedendo all'azienda il tempo necessario per valutarla prima di accettare o rifiutare.

Funzionamento: L'azienda riceve un messaggio email di avviso con la richiesta. È necessario accedere al calendario per confermare o rifiutare la proposta

Gestione dei pre-pagamenti: Se è previsto un pre-pagamento, la proposta deve essere gestita entro 7 giorni per non perdere la pre-autorizzazione dell'importo.

Il cliente riceve inizialmente un messaggio email informativo di avvenuta ricezione della richiesta. Una notifica di conferma definitiva sarà inviata solo dopo l'accettazione della proposta da parte dell'organizzatore.

Contesto d'uso ideale: Servizi personalizzati, eventi esclusivi, tour privati, o situazioni in cui è necessario verificare la disponibilità delle risorse o la compatibilità con altre prenotazioni.

Gestione prima su Conferma, poi Real Time

Il sistema permette di combinare le due modalità per una gestione ancora più dinamica delle prenotazioni.

Questa configurazione offre il controllo sulla prima prenotazione, per poi passare all'automazione per le successive. È particolarmente utile per offerte in cui la prima prenotazione richiede una verifica manuale, ma le altre possono essere gestite autonomamente dal sistema.

Impostazione: È necessario impostare il Modello di evento con prenotazione su conferma e attivare l'opzione Dopo prenotazione: passa a prenotazioni realtime.

Funzionamento: La prima richiesta per un evento richiederà una conferma manuale. Una volta accettata la prima prenotazione, le successive prenotazioni per lo stesso evento verranno accettate automaticamente fino ad esaurimento dei posti disponibili.

Automatismi di gestione della disponibilità: ottimizzazione del calendario

Queste opzioni definiscono il comportamento del booking engine in risposta a prenotazioni e cancellazioni, consentendo di creare scenari specifici per le diverse offerte.

Dopo prenotazione: passa a prenotazioni realtime

Obiettivo: Consentire un controllo manuale iniziale per poi automatizzare le prenotazioni successive.

Dinamica: Se l'offerta è impostata su su conferma e questa opzione è attiva, la prima richiesta per un evento sarà gestita manualmente. Dal momento in cui è presente almeno una prenotazione per quell'evento, le prenotazioni successive verranno accettate automaticamente fino a esaurimento dei posti.

Applicazione: Ideale per servizi che richiedono una prima valutazione, ma che possono essere scalati rapidamente una volta avviati.

Dopo prenotazione: nascondi l'evento (tour privato)

Obiettivo: Creare un'offerta privata che diventa non disponibile dopo la prima prenotazione.

Dinamica: L'evento diventa invisibile e non più prenotabile online una volta ricevuta la prima prenotazione. Online, sull'homepage, l'offerta sarà contrassegnata dall'etichetta Tour privato.

Applicazione: Perfetto per guide turistiche, consulenze individuali o servizi esclusivi dove ogni prenotazione "occupa" l'intero slot disponibile.

Recupero automatico: Per rimettere automaticamente in vendita un evento che subisce una cancellazione, occorre selezionare anche l'opzione Dopo cancellazione dell'ultima prenotazione: rendi visibile l'evento.

Dopo prenotazione: crea un nuovo evento uguale a quello che è stato prenotato

Obiettivo: Generare istantaneamente un "clone" dell'evento originale dopo la conferma della prima prenotazione.

Dinamica: Una volta confermata la prima prenotazione, viene automaticamente creato un nuovo evento identico. È possibile configurare il numero massimo di "eventi clonati" tramite il menu a tendina Quanti gruppi puoi gestire contemporaneamente?.

Applicazione: Ottimo per eventi privati che possono essere gestite in parallelo, massimizzando la capacità ricettiva senza dover creare manualmente ogni singolo evento.

Dopo prenotazione: se l'evento non ha più posti, crea un nuovo evento uguale a quello che è stato prenotato

Obiettivo: Duplicare un evento solo quando la sua disponibilità iniziale è completamente esaurita.

Dinamica: Un clone dell'evento viene generato automaticamente solo quando tutti i posti disponibili sono stati prenotati. Anche in questo caso, è possibile definire il numero massimo di eventi clonati.

Differenza chiave: A differenza dell'opzione precedente, questa clona l'evento solo quando è pieno. È utile se si desidera offrire slot aggiuntivi solo dopo che i precedenti sono stati interamente riempiti.

Esempio pratico: Si consideri la differenza tra un evento singolo da 40 persone e due eventi distinti da 20 posti ciascuno, con gestione di 2 gruppi in contemporanea. Nel primo scenario, in calendario si avrà un unico evento con 40 posti. Nel secondo, si otterranno due eventi separati da 20 posti. Questo può essere utile per gestire l'offerta in modo più granulare o per differenziare la gestione dei gruppi.

Dopo prenotazione: quando ricevi la prima prenotazione in una data lingua tutte le altre lingue vengono disattivate

Obiettivo: Garantire che tutti i partecipanti a un evento condividano la stessa lingua.

Dinamica: L'utente che effettua la prima prenotazione "blocca" la lingua dell'evento. L'evento non sarà più disponibile per prenotazioni in altre lingue.

Applicazione: Tour guidati, corsi o esperienze in cui la comunicazione in una singola lingua è cruciale per tutti i partecipanti.

Automatismi di gestione della cancellazione: recupero intelligente della disponibilità

Queste opzioni aiutano a gestire in modo strategico la disponibilità a seguito di una cancellazione.

Dopo cancellazione dell'ultima prenotazione: passa ad accettazione su conferma

Obiettivo: Reintrodurre un controllo manuale dopo una cancellazione rilevante.

Dinamica: Se l'evento oggetto di cancellazione era in modalità di conferma real time, questa opzione fa sì che l'evento torni in modalità su conferma per la richiesta successiva alla cancellazione.

Applicazione: Per eventi in cui la cancellazione dell'ultima prenotazione potrebbe richiedere una revisione manuale prima di accettare nuove richieste.

Dopo cancellazione dell'ultima prenotazione: rendi visibile l'evento

Obiettivo: Rendere nuovamente prenotabile un evento precedentemente nascosto, a seguito di una cancellazione.

Dinamica: Un evento, che fosse stato nascosto manualmente o automaticamente (ad esempio, per un tour privato), torna visibile online dopo la cancellazione di una prenotazione.

Applicazione: Indicato per offerte private dove una cancellazione libera uno slot prezioso che deve tornare immediatamente disponibile per nuove prenotazioni.

Dopo cancellazione dell'ultima prenotazione: cancella eventi simili che non hanno ancora prenotazioni, per evitare duplicati

Obiettivo: Mantenere il calendario ordinato ed evitare la presenza di eventi "vuoti" non necessari in presenza di automatismi di duplicazione.

Dinamica: Nel caso in cui nel Modello di evento sia stata precedentemente impostata un'opzione di duplicazione, questa funzionalità assicura che non siano mai presenti più eventi duplicati vuoti, né in calendario né online.

Applicazione: In combinazione con le opzioni di clonazione evento, per evitare di avere troppi slot non prenotati e duplicati che potrebbero generare confusione.

Automatismi avanzati: controllo granulare su visibilità e gestione eventi

Questi automatismi offrono funzionalità più sofisticate per la gestione della visibilità e della disponibilità degli eventi, permettendo un controllo ancora più preciso del calendario e delle offerte online.

SAME_START: gestire le concomitanze di orario

Questo automatismo consente di nascondere un evento online qualora sia già presente in calendario un altro evento, con la stessa ora d'inizio, che ha ricevuto almeno una prenotazione. È uno strumento utile per evitare sovrapposizioni o per indirizzare le prenotazioni verso un unico evento che inizia contemporaneamente ad altri.

Funzionamento: Se l'Evento A e l'Evento B iniziano alla stessa ora, e l'Evento A riceve una prenotazione, l'Evento B verrà automaticamente nascosto dalla visualizzazione online per evitare prenotazioni per offerte diverse alla stessa ora.

Visibilità a calendario: Gli eventi nascosti da questa regola non scompaiono dal calendario dell'amministratore. Se si desidera filtrare anche la vista a calendario per visualizzare solo gli eventi disponibili online secondo questa regola, è possibile selezionare SAME START dall'icona del filtro (l'imbuto).

Contesto d'uso ideale: Quando si offrono diverse attività che iniziano esattamente nello stesso momento, ma si desidera che solo una di esse sia prenotabile, se già occupata.

SAME_LANGUAGE: gestire la disponibilità per lingua

Questo automatismo avanzato offre la possibilità di nascondere o mostrare la disponibilità per una specifica lingua di un evento, in base alla presenza di altre prenotazioni per quella lingua nel calendario, all'interno di un intervallo temporale definito.

Dinamica e Configurazione

Passato e Futuro: I menu a tendina passato e futuro permettono di definire un intervallo temporale (minuti o ore) attorno all'orario di inizio dell'evento in cui la regola deve essere applicata. Ciò significa che il sistema cercherà prenotazioni per la stessa lingua in eventi che precedono o seguono quello in questione entro il lasso di tempo impostato.

Eventi: Selezionando la spunta Eventi, la regola si applicherà non solo a offerte dello stesso Modello di evento, ma anche ad altre offerte di tipo diverso, purché comprese nell'intervallo temporale impostato.

Inverti funzionalità (Mostra anziché Nascondi): Questa opzione è cruciale. Se la si attiva, il programma mostrerà gli eventi che soddisfano la regola (es. mostrerà solo gli eventi nella stessa lingua di una prenotazione esistente). Se non la si imposta, il programma nasconderà gli eventi che soddisfano la regola (es. nasconderà eventi in lingue diverse da una prenotazione esistente per un dato intervallo).

Contesto d'uso ideale: Per tour o esperienze dove è preferibile raggruppare i partecipanti per lingua o limitare la disponibilità di lingue diverse una volta che una specifica lingua è stata prenotata per un determinato periodo. Ad esempio, se un tour in italiano è prenotato per le 10:00, si possono nascondere gli stessi tour in inglese per le 10:00-11:00. Oppure, se un tour alle 10.00 viene prenotato in italiano, tutti gli altri tour delle 10.00 mostreranno disponibilità solo in italiano per consentire di impiegare una guida unica.

EVENT_PRIORITY: gestire la priorità tra eventi dello stesso tipo

L'automatismo EVENT_PRIORITY consente di controllare l'ordine in cui gli eventi dello stesso tipo vengono offerti e prenotati. 

Questa funzionalità è pensata per guidare le prenotazioni verso orari con una priorità specifica prima che altri diventino disponibili.

La spunta consente di attivare l'opzione per l'offerta, ma le priorità agli eventi saranno da assegnare tramite editor intensivo (chiave inglese).

Impostazione e Funzionamento

Assegnazione Priorità:  inserire in calendario eventi dello stesso Modello di evento a orari diversi e poi, tramite l'editor (l'icona della chiave inglese), assegnare a ogni orario un valore di priorità (es. 1, 2, 3...).

Regola: L'automatismo nasconderà un evento (es. con priorità 2) se non è ancora stato prenotato un evento con priorità inferiore (es. priorità 1) nello stesso intervallo di tempo. Ciò spinge i clienti a prenotare prima gli slot "prioritari".

Intervallo Temporale: Sono presenti due menu a tendina (passato e futuro) per definire un intervallo temporale rispetto all'inizio dell'evento, entro il quale la regola di priorità deve essere verificata.

Contesto d'uso ideale: Per attività che hanno slot orari preferenziali o che si desidera riempire in un ordine specifico (es. riempire prima gli slot del mattino, poi quelli del pomeriggio), gestendo la visibilità in base a questa logica.