Problemi di ricezione delle email di sistema

Quando un cliente segnala di non aver ricevuto un'email automatica dal sistema (es. conferme di prenotazione o messaggi di finalizzazione), le cause sono quasi sempre legate a problemi di ricezione. Il servizio di assistenza ha la possibilità di verificare se un messaggio specifico è stato spedito correttamente.

Possibili cause e soluzioni

Filtraggio della casella di posta: Nella maggior parte dei casi, l'email è stata ricevuta, ma è stata spostata automaticamente in una cartella secondaria, come "Spam" o "Aggiornamenti", dai filtri del provider di posta del cliente. È consigliabile chiedere al cliente di controllare queste cartelle. Non potendo avere accesso alle caselle di posta dei clienti, il team di assistenza può unicamente confermare che l'email sia stata inviata correttamente dal sistema e che una copia sia stata ricevuta dal supporto in copia conoscenza (cc).
Indirizzo email errato: Un'altra causa frequente è un errore di battitura nell'indirizzo email fornito dal cliente. È sempre opportuno verificare l'indirizzo email registrato nell'anagrafica del cliente per assicurarsi che sia corretto.
Filtri personalizzati o client di posta: Anche se il cliente assicura di aver controllato le cartelle principali e l'indirizzo email è corretto, la mancata ricezione può dipendere da filtri personalizzati che il cliente stesso ha impostato, i quali spostano le email in cartelle specifiche (ad esempio, "Conferme") o addirittura le bloccano a monte. Allo stesso modo, alcuni client di posta di terze parti (come Outlook o Apple Mail) potrebbero avere impostazioni che influiscono sulla visualizzazione dei messaggi.

Cosa fare

In tutti i casi, la prima cosa da fare è verificare che l'indirizzo email sia corretto e controllare nelle caselle filtrate. Se il cliente continua a non trovare il messaggio, la soluzione più rapida e affidabile è suggerirgli di fornire un indirizzo email alternativo. A quel punto, l'operatore può inviare manualmente una nuova conferma o finalizzazione a questo nuovo indirizzo, risolvendo il problema in modo diretto.