Quando il cliente effettua una richiesta di prenotazione per un evento su conferma, riceverai una proposta che potrai accettare oppure respingere. Il programma invia una email di attesa di conferma al cliente, immediatamente a conclusione della richiesta.
Tutti gli indirizzi impostati come destinatari delle email di notifica, riceveranno un messaggio, contenente i dettagli dell'evento che il cliente desidera prenotare e i dati inserirti dal cliente.
Cliccando sul bottone presente nella tua email di notifica farai accesso al calendario WINEAROUND e troverai la prenotazione in attesa in un evento giallo bordato di rosso. Avrai anche un pin giallo sull'icona del menu. Il pin appare quando hai prenotazioni in attesa da elaborare e non scompare fino a quando non avrai elaborato tutte le richieste.
Clicca sul riquadro giallo bordato di rosso per gestire la Proposta.
Se non gestisci la richiesta e la prenotazione rimane in attesa, riceverai la stessa email di notifica da WINEAROUND ogni 3 giorni.
Hai un tempo massimo di 7 giorni per gestire una proposta. Trascorsi 7 giorni dalla richiesta del cliente la proposta verrà automaticamente respinta al cliente e cancellata e, in caso di pagamento anticipato, la somma pre-autorizzata verrà automaticamente liberata e tornerà disponibile sulla carta del cliente.
Troverai traccia della prenotazione in database, sia nell'elenco a video delle prenotazioni sia nei data export, con status "pending".
Accettare, spostare o rifiutare una Proposta
Quando clicchi su una proposta, presente in calendario come riquadro giallo bordato di rosso, apparirà un popup nel quale potrai visualizzare i dettagli del cliente, e contattarlo al telefono o via email prima di gestire la prenotazione, se necessario (ad esempio, per concordare una data o un orario alternativi).
- Per accettare la proposta clicca su Inserisci.
Il nuovo popup ti chiederà se desideri inviare messaggio di conferma di prenotazione e ti consentirà di aggiungere del testo al messaggio destinato al cliente. Scegli dal menu a tendina se inviare o meno il messaggio di conferma e Procedi.
- Per spostare una proposta ad una data / orario diversi clicca su Sposta.
Il popup ti consentirà di impostare una data e un orario diversi da quelli richiesti dal cliente.
Dopo aver impostato la nuova data / il nuovo orario, clicca su sposta e vedrai un popup uguale a quello originale contenente la richiesta del cliente, ma con la data / l'orario impostato da te. A questo punto, cliccando su Inserisci, procederai inserendo in calendario una prenotazione nella nuova data / orario.
Il procedimento di conferma è lo stesso procedimento descritto sopra.
Se per la nuova data / orario che imposti è già presente un evento dello stesso tipo in calendario che può ricevere prenotazioni, la prenotazione verrà inserita in tale slot. Altrimenti, verrà creato un nuovo evento in calendario e la prenotazione sarà trasferita al suo interno.
Importante: assicurati che il cliente sia d'accordo prima di spostare una richiesta ad una data / orario diversi da quelli da lui richiesti. Telefona o scrivi al cliente prima di effettuare uno spostamento!
- Per rifiutare la proposta clicca su Cancella.
Il nuovo popup ti consentirà di aggiungere del testo al messaggio di rifiuto. Procedi.