Guida Operativa: gestire la disponibilità dal calendario e le prenotazioni GetYourGuide
Una volta attivato il collegamento tramite Dispensor™, di seguito viene spiegato come si comporta il sistema nella gestione quotidiana.
Come "aprire" gli Eventi del calendario a GetYourGuide
Per vendere su GetYourGuide non basta che un evento (slot) esista a calendario, è necessario abilitare esplicitamente in esso il canale OTA. Per farlo su più eventi, si utilizza l'Editor Intensivo:
- Cliccare sull'icona della Chiave Inglese (Editor Intensivo).
- Selezionare il "Tag" dell'offerta e il range di date/orari che si desidera rendere disponibile su GetYourGuide.
- Cliccare su Modifica ➡ OTAs ➡ attivare GetYourGuide.
- Applicare la modifica per attivare il canale.
⬆ NOTA
Se si sta modificando un periodo in cui sono già presenti a calendario degli Eventi con prenotazioni al loro interno, assicurarsi di includerli esplicitamente selezionando la voce "Modifica anche eventi con prenotazioni" nella sezione "Mostra impostazioni avanzate" dell'Editor.
In questo modo la modifica per attivare il canale GetYourGuide verrà applicata anche agli Eventi che contengono già prenotazioni.
Se ci sono chiusure impostate su GetYourGuide, queste si applicano anche se dal gestionale è stata impostata disponibilità. Ricordarsi di cancellare eventuali chiusure su GetYourGuide per gestire la disponibilità da WineAround tramite Dispensor™.
Tempo limite per prenotare (Cut-off)
Le regole di chiusura delle prenotazioni dell'ultimo minuto (ad esempio lo stop alle vendite 4 o 12 ore prima dell'inizio dell'Evento) sono trasmesse al portale tramite Dispensor™ dalle configurazioni presenti all'interno di WineAround.
Ad esempio, se su GetYourGuide l'evento è impostato con chiusura a 4 ore dall'inizio e su WineAround l'evento ha chiusura anticipata a 12 ore, non sarà possibile ricevere prenotazioni da GetYourGuide a meno di 12 ore dall'inizio.
Modifiche manuali alla disponibilità
Se viene modificata manualmente la disponibilità massima di un Evento in calendario (ad esempio riducendo i posti o inserendo prenotazioni manuali), Dispensor™ comunica istantaneamente la variazione a GetYourGuide, aggiornando la disponibilità sul portale ed evitando il rischio di overbooking.
Cosa succede quando un cliente acquista su GetYourGuide?
Il flusso di prenotazione è automatico.
Il collegamento con GetYourGuide funziona esclusivamente in modalità Real-Time: il portale non invia richieste di prenotazione da confermare manualmente, ma genera prenotazioni immediate dopo la verifica della disponibilità.
Per questo motivo è indispensabile che gli eventi in calendario da vendere sul portale siano configurati con modalità di conferma Real-Time. Eventuali eventi su conferma non saranno trasmessi al portale.
Fase di Carrello (Unconfirmed)
Quando un utente su GetYourGuide seleziona una data e inserisce l'attività nel carrello, Dispensor™ comunica temporaneamente l'occupazione dei posti a WineAround.
Nel calendario del software compare immediatamente una prenotazione contrassegnata come "Reservation" (non confermata) all'interno dello specifico Evento. Questa serve a bloccare temporaneamente i posti durante il pagamento.
A video, nel programma, apparirà una riga di prenotazione con la segnalazione del numero di carrelli impegnati su GetYourGuide per tale Evento e del numero di persone opzionate per la totalità dei carrelli.
Se l'utente abbandona il carrello, la prenotazione temporanea viene rimossa dal calendario (rimarrà visibile solo nei data export come Canceled).
Fase di Conferma (Confirmed)
Se l'utente completa la prenotazione sul portale, lo stato della prenotazione passa a "Confirmed".
L'azienda riceverà una e-mail di notifica dal gestionale e all'interno del dettaglio della prenotazione saranno visibili:
- i dati del cliente (nome, cognome, email alias, telefono e nazionalità);
- i dettagli della prenotazione (lingua, numero di persone, dati dell'Evento).
A meno che non siano manipolate manualmente all'interno di WineAround, le prenotazioni, modifiche e cancellazioni ricevute da GetYourGuide non generano alcun messaggio di notifica da WineAround al cliente GetYourGuide.
Modifiche, cancellazioni e spostamenti
Modifica e cancellazione da parte del visitatore
Se il cliente modifica o cancella la prenotazione direttamente da GetYourGuide, la modifica o la cancellazione viene ricevuta tramite Dispensor™.
Una modifica si traduce nell'eliminazione automatica dal calendario di gestione della prenotazione originale e nella ricezione di una nuova prenotazione, con l'invio di una nuova email di prenotazione all'azienda.
Una cancellazione si traduce nell'eliminazione automatica della prenotazione all'interno del calendario. La prenotazione rimarrà in database con status deleted, esattamente come avviene per le cancellazioni dei clienti che prenotano dalla reception online.
Non è necessario effettuare alcuna azione manuale sul gestionale per registrare modifiche o cancellazioni provenienti da GYG.
Modifiche o cancellazioni da parte dell'azienda
Se si rende necessario modificare l'orario, spostare o cancellare una prenotazione arrivata da GetYourGuide, l'operazione va eseguita tassativamente all'interno del portale GetYourGuide.
Eventuali modifiche fatte manualmente all'interno del software sulle prenotazioni OTA non si ripercuotono su GetYourGuide.
Sospendere la vendita su GetYourGuide (Andare Offline)
Se si desidera bloccare le vendite su GetYourGuide per un particolare giorno o Evento:
-
Per bloccare SOLO GetYourGuide: È possibile disabilitare il canale OTA GetYourGuide disabilitando il canale all'interno del singolo Evento a calendario. In questo modo l'Evento rimarrà acquistabile sul proprio sito web ma verrà chiuso su GetYourGuide. Per nascondere da GYG più eventi massivamente, si può disabilitare il canale con editor intensivo selezionando un range di date e orari per richiamare più eventi massivamente.
- Per bloccare tutti i canali: Utilizzando il comando "Nascondi da WineAround" all'interno del singolo evento in calendario o massivamente con editor intensivo, gli eventi nascosti non saranno più trasmessi né sulla propria reception online né sui canali esterni collegati, tra cui anche GYG.
Segnalazioni della fase Beta
Qualora si notassero discrepanze tra le prenotazioni presenti nel pannello GetYourGuide e il calendario del software, o in caso di notifiche di errore, si prega di contattare tempestivamente il supporto via e-mail, indicando il codice di prenotazione di GetYourGuide (composto solitamente da tre lettere iniziali, es. GYGXXXXX).